4 bước quan trọng trong tổ chức sự kiện ứng dụng công nghệ  

N

Để có một sự kiện thành công với sự giúp sức của các công nghệ hiện đại cần có chiến thuật hợp lý, kinh nghiệm, sự hỗ trợ và một không gian an toàn cho những người tham gia.

Việc tổ chức thành công các sự kiện ứng dụng công nghệ hiện đại phải bắt đầu từ việc lên kế hoạch. Điều này nghĩa là bạn cần có một chiến thuật, chương trình, và đội ngũ kĩ thuật sẵn sàng để mang đến một trải nghiệm tuyệt vời cho những người tham gia.

Marsha Maxwell, chuyên viên lên kế hoạch, quản lý, hậu cần và tư vấn viên sự kiện cho biết trong một buổi nói chuyện thuộc hội thảo The Martech “Bạn muốn người tham gia vui vẻ và hào hứng tham gia sự kiện, và bạn muốn họ không chỉ biết thêm và kết nối với nhau mà còn biết thêm và kết nối với chính doanh nghiệp hay thương hiệu, thông qua đó cũng làm sâu sắc thêm mối quan hệ của họ với đơn vị của bạn”.

Dưới đây là bốn bước quan trọng trong việc lên kế hoạch cho sự kiện ứng dụng công nghệ.

Xác định chiến thuật

Một sự kiện ứng dụng công nghệ cần có những mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp của bạn và cho người tham gia.

Với vấn đề này Maxwell đã đặt ra câu hỏi: “Làm sao ta có thể xây dựng một sự kiện hợp lý, và như thế nào thì sự kiện đó được coi là thành công?”

Mục tiêu nên được đặt ra song hành với trải nghiệm kĩ thuật số của người tham gia. Mọi hành động họ làm cần có một mục đích nhất định. Điều này có nghĩa là sự kiện phải được lên kế hoạch kĩ lưỡng, và cần có những phân tích sau sự kiện để đánh giá tính thành công.  

Nội dung và thông điệp của sự kiện phải phù hợp với đối tượng được nhắm đến để người tham gia có sự hứng thú. Hãy xác định các kết quả cụ thể mà bạn có thể đo lường được, ví dụ như độ phủ thương hiệu, khả năng tạo khách hàng tiềm năng, v.v.

Để xác định được các thành quả này, bạn có thể sử dụng khảo sát sau sự kiện, khảo sát theo phiên hay thậm chí là hỏi ý kiến trong thời gian sự kiện diễn ra.

“Nếu bạn không thể đo đếm số liệu sự kiện, thì bạn nên tự hỏi vì sao mình lại tổ chức nó,” Maxwell nói.

Tạo ra một trải nghiệm thân thiện với người dùng

Một trải nghiệm được sắp đặt tốt có thể làm nên thành công của cả sự kiện.

Maxwell cho biết “Bạn cần phải cân bằng sở thích của các đối tượng tham gia khác nhau và thêm vào các khoảng nghỉ khi xây dựng khung chương trình cho sự kiện.”

Một chương trình được tổ chức tốt sẽ lồng ghép các khoảng nghỉ và hoạt động ngoài với các hoạt động chính một cách hợp lý để giữ chân người tham gia. Để làm được điều này, bạn cần đảm bảo rằng các hoạt động phải bao quát được tất cả các đối tượng tham gia sự kiện, đồng thời không để cho lượng lớn hoạt động dành cho một đối tượng tham gia duy nhất diễn ra cùng một lúc. Hãy phân tách lịch trình sự kiện để người tham gia không bị rối.

Giữa các hoạt động nên có các khoản nghỉ – thường kéo dài từ 10 đến 15 phút – để người tham gia có thể thư giãn trong khi diễn giả và nhân viên tổ chức sự kiện chuẩn bị cho nội dung tiếp theo. Ngoài ra, hãy cân nhắc múi giờ của những người tham gia sự kiện để họ không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.

“Phân bố thời gian là một yếu tố quan trọng trong các sự kiện ứng dụng công nghệ, điều này càng quan trọng trong thời kì hội nhập hiện nay. Hãy tính toán thêm cả những yếu tố về lịch trình, cũng như khoảng chú ý của những người tham gia sự kiện. Việc sắp xếp thời gian chuẩn xác sẽ làm tăng khả năng tiếp cận, lượng người tham dự, và trải nghiệm của người tham dự nói chung.”

Sắp xếp một đội hỗ trợ cho sự kiện

Một yếu tố khác vô cùng quan trọng trong các sự kiện ứng dụng công nghệ là đội ngũ nhân viên hỗ trợ, họ có nhiệm vụ hỗ trợ để người tham dự có trải nghiệm tốt nhất.

Nếu doanh nghiệp của bạn không có một đội hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy tuyển thành viên cho đội này từ đội ngũ nhân viên.

Bạn sẽ cần một nhóm chuyên về IT và marketing để xử lý các vấn đề kỹ thuật, và các marketer để điều phối các cuộc thảo luận. Bạn cũng nên có một người trực mạng xã hội để chia sẻ những khoảng khắc đẹp trong sự kiện lên các nền tảng

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn nên chuẩn bị sẵn một số nhân viên có khả năng phân tích số liệu để từ đó phát hiện những yếu tố ẩn không được thể hiện trực tiếp.

Maxwell cho biết thêm “Có một đội túc trực trong sự kiện sẽ giúp bạn an tâm hơn khi thực hiện nhiệm vụ.”

Đảm bảo một môi trường an toàn và năng suất cho người tham dự

Hãy xác định rõ các yếu tố như bảo vệ dữ liệu, bản quyền và quyền tiếp cận thông tin. Một môi trường làm việc an toàn và tuân thủ quy tắc cần phải được duy trì cho tất cả các bên liên quan.

Theo Maxwell “Một bộ khung pháp lý và hướng dẫn cho các sự kiện ứng dụng công nghệ sẽ vạch ra một bộ khung rõ ràng về nội dung sự kiện và cách người tham dự tham gia vào”.

Hãy để cho người tham dự biết rằng doanh nghiệp của bạn đang tạo ra một trải nghiệm an toàn cho tất cả mọi người. Hãy tạo một bộ quy tắc ứng xử rõ ràng, và để họ biết rằng bạn có quyền đuổi họ ra khỏi sự kiện nếu họ không tuân theo quy tắc.

Đảm bảo rằng video có bản quyền đều phù hợp với luật bản quyền và được cấp phép. Bạn có thể thỏa thuận với diễn giả về việc sử dụng nội dung để tận dụng nội dung của họ sau khi sự kiện kết thúc.

Khi bạn thực hiện được bốn bước này, thì sự kiện của bạn đang dần được hình thành và sẽ mang lại một trải nghiệm ý nghĩa cho người tham gia.

“Việc thiết kế tận dụng tối đa toàn bộ sự kiện có thể giúp truyền tải những câu chuyện hấp dẫn mang theo thông điệp của bạn đến với người tham gia, từ đó tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ và làm gia tăng tính tương tác cũng như khả năng thấu hiểu trong một sự kiện ứng dụng công nghệ”.

(4 keys to digital events planning (martech.org), Quang Anh dịch)


Leave a comment
Your email address will not be published. Required fields are marked *